Procedimento Operacional Padrão (POP): o que é, como e por que adotar?

Por Paulo Martinelli

Seja qual for o ramo de atuação de uma empresa, o comprometimento com a qualidade e a otimização dos processos é algo inerente de um negócio que deseja se destacar no mercado e atingir seu público-alvo de forma efetiva. Dessa maneira, tais empresas necessitam estar preparadas para imprevistos em seu processo e minimizar seus efeitos.

Tendo em vista essa preocupação, o Procedimento Operacional Padrão (POP) é aplicado como uma ferramenta para manter o controle e gestão das atividades internas. A seguir, saiba por que sua empresa deve ter a preocupação de possuir e aplicar corretamente os POP’s nos processos.

Por que adotar o Procedimento Operacional Padrão (POP)?

Imagine uma situação em que um funcionário ou colaborador importante para manter os processos da empresa rodando tenha que se ausentar, ou então, uma em que uma máquina importante da indústria precise de manutenção e o técnico responsável não esteja por perto para resolver. Seria muito negativo para o negócio se não houvesse ninguém qualificado ou capaz de resolver tais problemas de forma rápida e eficaz.

Para evitar prejuízos e desperdícios nos processos, os POP’s devem ser implementados para otimização das empresas e manter seus resultados satisfatórios. Dessa forma, a substituição de pessoas na execução das tarefas será feita sem dificuldades e possibilitará o padrão do produto final, além permitir maior competitividade no mercado.

Além disso, segundo a Resolução da Diretoria Colegiada (RDC) nº 275, os POP’s são aplicados aos estabelecimentos processadores e/ou industrializadores que realizam algumas das atividades a seguir: produção/industrialização, fracionamento, armazenamento e transporte de alimentos industrializados.

Objetivos e funções do POP

Como o nome sugere, um POP deve padronizar a execução de um processo de maneira a minimizar possíveis erros, desvios e variações. Na indústria de alimentos, os POP’s devem estabelecer Procedimentos Operacionais Padronizados que contribuam para garantir as condições higiênico-sanitárias necessárias ao processamento e industrialização, complementando as Boas Práticas de Fabricação.

Assim, o POP objetiva manter o estabelecimento em ótimo funcionamento assegurando que ações assertivas sejam tomadas quando necessárias, visando manter as propriedades finais dos produtos e disponibilizá-los ao consumidor conforme o padrão de qualidade.

Pode-se citar algumas das funções de um POP: uniformizar as atividades organizacionais; padronizar os processos; facilitar a integração dos recurso humanos; permitir a utilização adequada dos recursos disponíveis; democratizar e disseminar o conhecimento da organização; minimizar os desvios por causa de imperícia e adaptações inadequadas; entre outras.

Mas afinal, o que é um POP?

Segundo a Resolução – RDC nº 275, um POP é um procedimento escrito de forma objetiva e estabelece instruções sequenciais para a realização de operações rotineiras e específicas na produção, armazenamento e transporte de alimentos.  Entretanto, a implementação dos POP’s não se restringem somente às indústrias de alimentos, podendo contribuir para a qualidade e organização no processo de negócios de diversos setores.

Muitos empreendedores na hora de montar seu próprio negócio podem ficar confusos em relação à diferença entre POP e Manual de Boas Práticas de Fabricação (BPF). Sendo assim, o POP é um documento de gestão de controle aplicado no planejamento do trabalho a ser executado. Em contrapartida, o Manual de BPF é o documento que descreve as operações realizadas pela pessoa física ou jurídica e inclui requisitos higiênico-sanitários dos espaço físico e maquinários. Contudo, a legislação menciona que alguns temas abordados no Manual de BPF precisam ser mais detalhados e monitorados. Por isso, é preciso criar um POP para mais detalhamentos de tais atividades e ele pode ser apresentado como anexo no Manual de BPF do estabelecimento.

Elementos básicos do POP

É importante que o POP tenha informações suficientes que facilitarão a rotina da empresa. Assim, um ele deve conter certos tópicos essenciais, tais como: nome do procedimento; local de aplicação; responsáveis pela respectiva tarefa; responsável pela elaboração do POP; materiais envolvidos; referências (manuais, estatutos, guias de segurança e outros); descrição de siglas; passo a passos detalhado dos procedimentos; gráficos e fluxogramas e perspectiva de revisão.

Como escrever um POP

É recomendável que, na hora de se confeccionar um POP de um determinado processo da empresa, as pessoas que participam diretamente na execução das respectivas atividades estejam presentes, uma vez que essas estão mais alinhadas com as peculiaridades de tal processo, como: tempo destinado ao seu cumprimento; materiais exigidos; resultados esperados etapas críticas dentre outras. Os POP também devem apresentar uma linguagem simples, clara e objetiva, para que o documento possa ser entendido e aplicado por todos.

Por fim, é aconselhado que uma empresa não copie um POP de outra, ainda que haja processos muito similares, pois em cada um pode haver especificidades que não estão presentes em outros. Entretanto, pode-se usar POP’s externos para seguir de modelo e orientação no momento de escrever o seu próprio.

Como pôde-se perceber, a implementação de um bom Procedimento Operacional Padrão pode ser a diferença entre obter resultados insatisfatórios e desperdícios ou resultados padronizados e de qualidade. Sendo assim, se faz necessário contratar serviços de consultoria para garantir a qualidade de tal documento e manter os processos da sua empresa rodando sem complicações. Se você quer implementar um POP na sua empresa, manter a qualidade de seu produto final e evitar diversos problemas, entre em contato conosco para saber como podemos ajudá-lo.

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