8 etapas para mapear processos industriais

Por Danielle Loreto

O Mapeamento de Processos Industriais é uma ferramenta gerencial utilizada para representar todas as etapas de um processo produtivo, identificando as entradas, saídas, e ações executadas, de forma simples e clara. Através da disposição dos estágios da produção por meio de fluxogramas ou outras metodologias de apresentação, ele possibilita identificar, priorizar e entender problemas que, muitas vezes, passam despercebidos na rotina diária e na repetição das tarefas executadas.

O objetivo do mapeamento é, portanto, assegurar a otimização de processos para garantia da qualidade dos produtos e serviços ofertados. E então, precisa de um norte para desenhar o mapa dos processos da sua empresa? Aqui vão as etapas que você deve seguir.

Identificação dos processos industriais

Em primeiro lugar, precisamos definir o que é um processo industrial. Ele é uma série de etapas que transformam o produto à medida que este percorre certa sequência de tarefas ou funções, fazendo uso dos recursos da organização para gerar resultados concretos.

O primeiro passo a ser dado deve ser a identificação de quantos e quais são os processos executados na sua empresa. Uma boa dica é separá-los de acordo com os setores de atuação, agentes envolvidos ou mesmo regras e normas que os regem.

Para fazer essa separação, é importante que pessoas-chave sejam consultadas, como por exemplo funcionários que tem completo conhecimento do processo, gestores, técnicos e quem está há muito tempo na empresa. Uma maneira de obter essas informações é por meio da aplicação de questionários de opinião com essas pessoas-chave.

 

É essencial entender o que é um processo industrial, quantos e quais são executados na sua empresa.
É essencial entender o que é um processo industrial, quantos e quais são executados na sua empresa.

 

Identificação dos objetivos

Tendo os processo identificados, devemos defini-los de acordo com sua função. Em empresas que não possuem processos bem estruturados, é comum encontrar setores diferentes realizando as mesmas tarefas, o que gera um retrabalho e compromete a eficiência e eficácia do negócio.

O próximo passo, portanto, é analisar quais são os objetivos de cada etapa da sua  produção. Para isso, é interessante que se responda a duas perguntas:

  1. Por que esse processo é indispensável para a minha empresa?
  2. Qual o passo a passo deste processo?

Determinação do nível de detalhamento das informações

Uma vez que os processos executados e seus objetivos foram identificados, deve-se começar a desenhar de fato o mapa de processos da sua empresa. Para isso, é preciso definir qual a metodologia de apresentação do seu mapeamento de  processos. Algumas delas são: fluxogramas, mapas de relacionamento e cronoanálise Industrial.

De acordo com a metodologia escolhida, deve-se determinar o nível de detalhamento das informações. Para qualquer uma delas, é fundamental responder a duas perguntas:

  1. Qual o meu ponto de partida (matéria- prima) desta etapa?
  2. Quais são as saídas ao fim do processo?

Com a resposta das perguntas, é hora de  montar o mapeamento através da ferramenta adequada. Atente-se: muitos se confundem e enxergam as saídas como algo físico e palpável, como uma peça ou um produto. Na verdade, as saídas podem ser de várias naturezas, como gráficos, dados, tomadas de decisão ou aprovações, por exemplo.

 

O fluxograma é uma ferramenta para desenhar o seu mapa de processos.
O fluxograma é uma ferramenta para desenhar o seu mapa de processos.

Validação do mapeamento

Após estabelecer quais são as entradas, atividades executadas e saídas de cada processo, deve-se primeiro analisar cada um separadamente, verificando se todos os insumos envolvidos foram mapeados. Para isso, pode-se fazer uso da ferramenta SIPOC, que é uma sigla, do inglês:

  • Suppliers (fornecedores);
  • Inputs (entradas);
  • Processes (processos);
  • Output (saídas) e;
  • Customers (clientes)

Caso não tenha resposta para os cinco itens do SIPOC, repita a etapa que irá te fornecer a informação. Depois, observe o mapeamento por completo, analisando a relação de dependência entre os processos.

Por último, é preciso validar a veracidade e confiabilidade do mapeamento obtido, verificando se o mapa representa fielmente as atividades da sua empresa.

Avaliação dos processos industriais e identificação de falhas

Agora, com o mapa dos atuais processos da sua empresa em mãos, devem-se avaliá-los para identificar as melhorias que as atividades precisam. É a hora de ver o que está funcionando e o que não está funcionando, e uma boa maneira de encontrar as falhas é através da implementação e estudo de indicadores relacionados aos processos.

Inconformidades, atrasos, gargalos e todos os problemas que prejudicam a performance dos processos devem ser apontados. Essas falhas podem estar relacionadas à escassez de recursos, tarefas repetitivas, desperdícios e atrasos operacionais, por exemplo.

As atividades críticas e aquelas que agregam mais valor também devem ser identificadas. Deve-se dar grande atenção às atividades em que se entra em contato direto com o cliente e garantir que ele tenha a melhor experiência possível.

 

Avalie os processos atuais e identifique melhorias necessárias.
Avalie os processos atuais e identifique melhorias necessárias.

Propostas de modificação

Em primeiro lugar, lembre-se: as pessoas que atuam no dia-a-dia da operação são aquelas que enviarão as melhores sugestões de melhorias no processo! Após identificar as falhas, é necessário pesquisar quais são as possíveis causas raízes e quais soluções podem ser adotadas para corrigi-las. Para estruturar bem as propostas de modificação, você pode responder a uma série de perguntas:

  1. É possível eliminar tarefas desnecessárias?
  2. O que devo fazer para reduzir os atrasos ou retrabalhos?
  3. Quais desperdícios podem ser identificados na minha cadeia produtiva?
  4. Os agentes entendem claramente qual o seu papel dentro de cada processo?
  5. É possível automatizar rotinas?
  6. Quais etapas podem ser encurtadas para tornar a atividade mais ágil?
  7. Os meus processos seguem o padrão de Boas Práticas de Fabricação?
  8. O monitoramento das atividades é efetivo?
  9. Meus clientes estão satisfeitos?
  10. Quais reclamações mais afetam minha empresa? (seja de funcionários ou clientes)

Implementação

O Mapeamento de Processos Industriais da sua empresa está pronto, e as modificações necessárias já foram apontadas, mas somente documentar não basta. Então, é preciso ir adiante e garantir que tudo o que foi planejado seja realmente executado com disciplina por todos.

Agora é momento de fazer valer todo o seu esforço para Mapear os Processos. Portanto, exponha o mapa atual, as modificações propostas e a forma de implementação das alterações para toda a sua empresa.

Lembre-se sempre de explicar as motivações para cada mudança e de gerar valor para o trabalho de todos, de forma que o seu time compre a  ideia e execute um trabalho coletivo para implementar as modificações visando gerar melhores resultados.

 

Mapeamento de processos
Explique o mapa atual para toda a empresa visando a garantir a sua implementação com disciplina.

Monitoramento

Por último, monitore, constantemente, os processos da sua empresa, verificando a adequação ao mapeamento existente. Quando necessário, desenhe um novo Mapa de Processos. Isso sempre garante uma rotina que gere os melhores resultados e explore o potencial de cada atividade.

Possuir um mapeamento de processos industriais, portanto, é como ter em mãos uma fotografia do estado atual dos processos que são executados em uma empresa.

 

Diante disso, essa materialização é fundamental para que os gestores atuem ativamente na melhoria constante das rotinas de trabalho das empresas, tornando-a cada vez mais competitiva no mercado.

Ficou alguma dúvida? Quer otimizar os processos industriais na sua empresa? Entre em contato conosco!

Deixe uma resposta!

%d blogueiros gostam disto: